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他山之石:聚焦我校行政文化和机关作风建设(二)——中山大学
2015-06-02 10:35   审核人:
 工作精细,坚持格调

  “对于中大行政工作的转变,我们的期望是精细化,国际化,坚持格调,贴近学生。”
——学生处副处长钟一彪

  [精细化]郑德涛书记谈到关于行政工作很重要的一点就是细化,而钟副处长则将细化进一步解释为精细化,行政工作是不能完全走粗放路线的,如果布置了一项工作,形成了一个概念,然后大家都在玩概念却没有落到实处、不接地气,这是十分危险的。行政工作是一定要用精细化的思路来推进的,因为即使有完善的机制、良好的氛围,但如果要落实,还是需要细化的。学生处漆小萍处长对“细化”有很好的概念理解——“细”就是无限分割,把它切分得很细;“化”就是把它融了,事情也就完成了。
  [国际化]许宁生校长说:“我们的学生要在国际上行走自如。”那相应地,按照国际化的标准,行政人员的外语水平也应该有所提高。国际一流很重要的一点就是学生要走出去的同时,走进来的学生也要有一定的比例。面对外国来的学生,行政能否跟得上、管理服务能否到位,这值得深思。
  [坚持格调]中大是开放办学,一方面是向国际开放,另一方面则是向社会开放。这样一来,行政工作就会受到社会很多方面的影响。在此背景下,钟副处长认为行政工作需要坚守格调品味、保持自身独特,避免世俗化、功利化。
  [贴近学生]高校的学生大多数是年轻人,大学行政需要结合年轻人的特点。大学行政制度是刚性的,而年轻人是很活跃的,所以行政需要将灵活性和原则性结合起来,最终走向通达。倘若一味墨守成规,又接受不了学生的观点,就很难形成一种良性的互动。
  谈及机关现有的行政作风,众多受访者褒贬不一,可以看出中大的行政工作既有闪光点,又有亟待改进的地方。郑德涛书记提出,除了好的制度设计及其贯彻落实外,我们还需从中山大学悠久的优秀文化传统中汲取营养。大学管理,尤其是有着悠久历史和优良传统的大学的管理工作,绝不能忽视和违背大学所特有的精神和文化特质。
  中山大学有着优秀的大学精神和名校气质,要建设有中大特色的机关作风和行政文化,必须善用中大自由包容的风气,借力中大人热爱母校的情感,去伪存真,在坚持良好传统的同时,顺应新形势和新要求做出调整,汲取经验,改善不足,真正打造出符合中大气质的行政风范。

笃行篇:科学性与人文性并重的行政作风

  中山大学机关应有的作风
  面对如何进行机关作风建设的重大议题,机关党委的罗镇忠书记认为,“首先,我们应该让大家有个清晰的概念,什么是中山大学机关应有的作风?只有知道这个,我们才能够发现问题并找到改进的方法。”在这个观念的指导下,机关党委组织各党支部进行了“什么是中山大学机关应有的作风”的大讨论。最终,机关党委总结此次的讨论并得出了十六字口号,期望培养和造就一支“热情贴心、高效务实、和谐合拍、进取创新”的中大机关工作人员队伍。
  热情贴心,高效务实“
  热情贴心主要是针对服务师生方面的要求。保持对工作、对被服务师生的热情,这是毫无疑问的,但仅有热情是不够的,更重要的是贴心。我们在讨论中受到一位学生助理的启发,认识到将心比心才能够使广大师生们感受到我们的诚意。而高效务实,则是对管理工作上的要求。高校里,不管是师生还是机关本身,面临的任务都越来越多,办理业务更加关注提高效率和加快节奏。我们更需要重视简化行政程序,加强信息平台建设,以缩短工作流程。同时,加强与基层单位、院系的联系,提高信息传递的准确性和接受率,以达到机关工作切合学校、院系、师生的实际。由于我校是综合性大学,各机关单位也要针对不同学科的特点,进行分类管理,这也是所谓的务实。”
  和谐合拍,进取创新
  针对机关内部,机关党委则配合“和谐校园”的建设提出了“和谐机关”的要求,这包括了人员的和谐相处和机关之间的合拍工作。罗镇忠书记提到,在机关党委进行的调研工作中,发现机关管理部门内部以及管理部门之间工作的沟通协调以及配合工作还有不足,这就需要强化部门内部以及部门之间的工作协调和功能整合,处理好各方面的工作关系,协调个别处室、科室之间职权不清的情况,做到机关工作相互配合。“保持一颗进取的心也是保持对机关工作热情的关键。”罗镇忠书记认为,营造浓厚的学习氛围,使得工作人员更能适应形势变化的新需求在建立和完善现代大学制度上尤为重要,而这就需要机关创新管理方式和管理理念。

  指导改进方案,组织院系结对

  为了使机关作风建设更有针对性地进行,机关党委指导各党支部制定改进本部门作风方案。现在已经收到了23个单位的改进方案,其中大部分是职能部门。机关作为服务机构始终要接受两方面的审视,要看到的除了服务者还有被服务者,为此,机关党委要求各党支部能够开展与院系教工和学生党支部的结对活动,以促进相互之间的理解和支持。
  “结对活动,我们从2005年已经开始进行了,这在全国高校里面是比较早的。这个活动最开始是与学生进行交流,包括机关党支部对学生的培训,组织一起进行调研活动或者是一起学习有关的文件精神。后来,我们将这类的活动拓展到与院系的教工党支部进行结对。”罗镇忠书记强调:“这对于增进彼此之间的了解和感情十分重要。作为一个机关工作人员,必须了解教工和学生的需求和情况,与他们建立深厚的感情,不然就难以做好机关建设。只有怀着对师生员工的情感,才能够有真正意义上的服务精神,这才是最重要的。”

  三个范例:将先进的理念,运用到日常工作之中

  为了配合如火如荼的机关作风建设工作,本学期机关党委还在全校各院系开展了机关作风建设调研,调查发现,机关许多部处在作风建设方面取得较大建树,将先进的理念运用到了日常工作之中,财务处、研究生院和科技发展研究院(原科技处,下称“科研院)就是三个优秀范例。

  财务处:“不像以前需要手工操作,等于有人帮我一样。”

  常年守候在财务处门口的长长“排队人龙”已成为历史,现在的大厅里,看不见的后台数据服务器内,成千上万条财务数据在时刻不停地高速运转奔腾。财务处陆续开发和完善了管理者报表系统、网上报账系统、薪酬个税系统、网银收费系统、劳务费系统、预算申报系统、处内OA系统、科研经费预算对接系统、财务分析系统等。这是生命科学学院的陈晓红老师的福音。“报表在办公室就可以制作,如果有其他事情还可以先保存起来,等到有时间了再继续操作,非常方便灵活,极大地提高了工作效率。”
  “像科研经费预算对接系统,对教授及管理人员来说很便利,所有明细都已分类列好,不像以前需要手工操作,等于有人帮我一样!”数计学院的蔡老师由衷地说:“网上报账免去了冗长的排队等待时间和复杂繁琐的财务程序,高效快捷,有一次我从财务处走回办公室,就已经收到处理完成的短信了。”
  财务处坚持脚踏实地,致力于坚持每天进步。这些可喜的变化归功于全体人员的全心投入,也有赖于党员的模范带头作用,党员中有不少工作狂因“以办公室为家”著称。有些人即使家离学校很近,也常常放弃回家睡个舒服午觉,而是争分夺秒地工作;有的常到晚上七八点才回家,周末也常常出现在办公楼,甚至还有人在办公室里长期放着多件衣服、多双鞋子以备急用。

  研究生院:“夜晚的研究生院办公大楼经常是灯火通明的。”

“从1999年到现在,我们的研究生人数增长了差不多10倍,要面对45个培养单位,21000多个学生,但工作人员的编制却几乎没有变化,加班加点已成为研究生院工作人员的家常便饭,夜晚的研究生院办公大楼经常是灯火通明的。”综合处周英副处长表示。面对压力,研究生院没有退缩,而是积极推动服务过程的优化和服务水平的提升。
  注重细节是其思路之一,以综合处为例,综合处的老师常说,能让同学跑一次办成的事,决不让同学跑两次。有时,办理各类学业证明的同学来到最后一站综合处时往往已经是下班时间,老师们总是坚持为每一位同学办完事才离开办公室。为了能给广大师生提供更便捷的咨询途径,综合处特意制定了互为AB岗和首问负责制两个方案,确保某位老师因工作需要暂时离开岗位时,不会影响正常业务的办理。首位接到咨询电话的工作人员,负责详细解答问题,若有不能马上答复的,应记下咨询者的联系电话,了解清楚后尽快答复,绝不允许因为咨询者所提问题不属本部门管就简单地推给另一个部门。
  管理处莫华处长介绍,研究生院有《中山大学研究生院规章制度汇编》,从今年的5月份开始,研究生院对制度中公文、印章、财务、考勤、会议用车、用餐等内容作了修订以进一步规范。此外,研究生院还将各项工作的流程用图表标示并汇编成册,对外公布,方便前来办事的师生。“我们每年都将学年的各项工作进度目标化、阶段化,并通过校历、年历等方式对外公布,使全校师生对研究生院的总体工作一目了然、心中有数,这对我们也起到了监督的作用。”
  研究生院还在原有“抓规范、抓流程”的系统设计使用理念的基础上,把“提高信息网络的服务水平”作为新目标。如最新开发的“导师服务平台”,从导师参与研究生培养管理的需求出发,把与导师相关的业务和信息整合在一起,方便导师在网上快捷 查询相关信息,顺利完成各项研究生培养管理工作。此外,系统还将通过与邮件、短信发送系统的联动,强化智能提醒功能,把导师在网上找工作的应用模式逐步变为工作找导师的应用模式。而新开发的“学位论文评阅系统”目前也进入试用阶段,如能在全校推广的话,不仅提高论文评阅的效率,还能在经济上每年为全校节约超过80万元的论文打印和邮寄费用。

  科研院:“为老师的科研提供贴心的服务。”

  “我们很多同事在寒暑假都没能休息,因为每年寒假的时候正是申报项目的高峰期,是播种的季节;暑假正是各类项目评审的旺季,很多同志依旧坚持奋斗在工作前线,不厌其烦地为科研老师解答疑问,或者奔波于各评审现场,通过他们的努力,为科研老师提供贴心的服务,为学校科研工作发展而努力。”科研院一位副处长介绍。
科研院尤其重视理念先行。科研院领导提出“三三三计划”:一是新来的同志必须在3个月内熟悉工作,这既有领导和同事的“传、帮、带”,也靠自身的用心学习;二是新来的同志必须在三个岗位上工作,较全面地熟悉工作业务、流程和管理要求,成为科技管理的“多面手”;三是处领导帮助新来的同志仔细修改三份公文,提高他们的公文写作水平,以便较好地适应工作。另外,还提出了科技管理工作要“三心二意”的理念,“三心”是指用心工作、用心思考、用心沟通,“二意”是指服务意识和大局意识。
  信息技术和网络平台的利用也是科技管理的重中之重,一是建立“中大科研教师”QQ群,现有成员198人,只要老师在群里有问题咨询,科研院不受时间和空间限制,随时可以在网上解答;二是建设科研管理系统,将科研项目、科研人才、科研基础、科研成果等实现网上申报与管理,点击科技处网站主页,还可看到其推出的“科技系统使用系列教程”,包括科技处人员、院系秘书、科研人员的视频教程。这些平台的建立,在学校科研项目申报和管理过程中发挥了重要作用,为老师们的科研提供很大方便。
  做好科技管理工作,不仅是服务,组织策划和政策引导也是重头戏。科研院每年做大量的调研工作,进行前瞻性组织策划,有的甚至提前二、三年开始组织和培育,并与相关老师进行充分沟通,多次探讨。在组织策划的同时,科研院注重发现和思考学校下一步发展面临的问题,寻找制约发展的因素,并对这些问题展开专题调研,通过了解兄弟院校情况,与校内教师进行座谈等,撰写调研报告上报学校,推动学校出台相关科技政策。
  纵观三个优秀范例,不难总结出其成功之处——开发系统、深化培训、党员带头、制度先行、深入基层、注重细节等。这些成功经验有一个共同的特点,那就是科学性和人文性并重。针对加强和改进机关作风建设,郑德涛书记提出了三点要求——“开拓进取”、“高效优质”、“热忱知礼”,这里面正是包含了科学性与人文性相结合的工作思维。如何培育科学性与人文性并重的行政作风,除了有理念的支撑,更重要的是将理念贯彻在实践之中。

  结语

  要构建中大特色的行政文化,就必须将行政作风建设作为行政工作的重要部分之一,长期切实推动,真正做到“人心向学”,为创建世界一流大学铺路。要培育优良行政文化,就要在行政工作的科学性与人文性之间形成合理的张力,既要追求行政效率,也要注重人文关怀。
  [关键词:持续力]
行政作风的改进如不能持续加力,培育行政文化就成了一句空话。行政作风建设不可能一蹴而就,这需要中大的行政系统自上而下地坚持对行政作风的关注、重视、反思和建设,不仅要提出切实的工作思路,还要有持续的执行力,形成由上对下的影响和示范作用,将改进行政作风的理念持续地贯穿到实际工作中,而不是只停留在几份文件和几次讨论中。
  [关键词:创造力]
陈旧的工作方法不可能适应新形势、新变化和新思路,新的时代提出新的要求,行政工作也必须推陈出新。创造力是一支队伍存在和发展的活力之源,唯有坚持不断创新,行政工作才有可能突破已有的局限,进入一个崭新的纪元。而这种创造力的来源,一是对工作的总结反思,二是广泛地听取意见和建议,群策群力,三是将工作创新纳入到行政作风建设和行政文化培育的重要内容之中,加大投入。
  [关键词:监督力]
缺乏监督的工作是难以执行、维持和发展的。扎根于民主土壤,行政作风建设工作才会不偏不倚、不卑不亢、不缓不躁,避免走上偏激或者空谈。自下而上地监管行政作风的转变,不仅从根基上减少了行政不作为,加强行政作风建设的贯彻力,还能提高全员对行政工作的认识,提高整体行政素养。而这种监督力,则需要制度保障,将对行政作风建设的民主监督落到实处。
  国内提出创建世界一流大学的高校甚众,中大要激流勇进、脱颖而出,行政工作承担着不可忽视的重要角色,行政作风建设任重而道远,但集全校之力,亦应有更为光明的前程。 
                                               (来源:中山大学报第285期)
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